„Es war tatsächlich so, dass vier Stunden nach dem Wechsel auf die Kassen-App der Apothekenbetrieb bereits normal weiterlief.“
Seit mehr als 26 Jahren ist Giuseppe Polizzotto in der Einhorn Apotheke in Hanau tätig – zunächst als angestellter Apotheker, dann als Inhaber. Seit 2008 führt er die Einhorn-Apotheke in Hanau und die Rosen-Apotheke in Großauheim in Eigenregie.
Über all die Jahre hinweg vertraut er auf die Lösungen von ADG. Mit dem Wechsel zur ADG Kassen-App setzt er nun auch auf die moderne Kassensoftware für Apotheken.
Herr Polizotto, seit Kurzem haben Sie die ADG Kassen-App im Einsatz. Haben Sie lange über den Wechsel nachgedacht?
Nein, gar nicht. Nachdem ich von der Kassen-App gehört und sie live gesehen habe, wusste ich sofort: Die will ich haben. Da habe ich nicht lange überlegt. Ich habe mir noch ein paar Videos in der Hilfe Online dazu angeguckt und sie bei meinem ADG Berater gebucht.
Wie lief die Umstellung auf die Kassen-App?
Die Umstellung lief reibungslos. Für den Wechsel ist unser ADG Berater in die Apotheke gekommen. Er hat uns die Software erklärt und Fragen beantwortet. Aber er musste nicht mal den ganzen Tag bleiben. Ab Mittag waren wir in der Lage, allein mit der Kassen-App zu arbeiten. Danach konnten wir uns bei Fragen jederzeit an die Umstellungsbetreuung wenden, telefonisch und per eCall. Die haben uns eine Woche lang betreut, was sehr gut war.
Wechsel zur ADG Kassen-App:
In nur vier Stunden zum Normalbetrieb
Ein Softwarewechsel in der Apotheke sorgt oft für Unsicherheit. Die Kassen-App der ADG zeigt, dass es auch anders geht.
Bereits nach einer kurzen Einweisung konnten Apothekeninhaber Giuseppe Polizzotto und sein Team die Kassen-App bedienen und nach etwa vier Stunden rund 75 % ihrer täglichen Routineaufgaben eigenständig erledigen.
Die Unterstützung durch den ADG Berater vor Ort wurde dadurch früher als geplant nicht mehr benötigt.
Ergebnis:
- Einarbeitung innerhalb weniger Stunden
- Schnelle Akzeptanz im Team
- Produktives Arbeiten noch am Tag der Umstellung
- Sicherer Wechsel ohne längere Unterbrechungen
Das heißt, Sie sind ohne vorherige Einarbeitung auf die Kassen-App gewechselt?
Das ist richtig. Vor der Umstellung hatte ich nur ein Video gesehen und gar keine Ahnung, was mich wirklich erwartet.
Aber es war tatsächlich so, dass vier Stunden nach dem Wechsel auf die Kassen-App der Apothekenbetrieb bereits normal weiterlief. Wir haben die Apotheke nicht extra geschlossen. Unser ADG Berater hat die Umstellung durchgeführt und anschließend immer nach uns geschaut.
Bei einem Softwarewechsel entstehen viele Fragen. Wie wurden diese beantwortet?
Am Anfang gab es sehr viele Fragen. Aber die Kassen-App ist so intuitiv, dass man sich sofort zurechtfindet. Es gibt auch eine tolle Hilfe-Funktion, die einem in jedem Arbeitsschritt unterstützt. Bei Fragen erhält man dort die meisten Antworten.
Manchmal habe ich aber doch bei der Umstellungsbetreuung nachgefragt, um nichts falsch zu machen. Der habe ich einen kurzen eCall geschrieben, weil es schneller als anrufen geht. In der Regel wurde ich nach 20 Minuten zurückgerufen, spätestens aber innerhalb von einer Stunde. Im Gespräch sind wir die Abläufe dann gemeinsam durchgegangen. Das hat sich für mich so angefühlt, als ob jemand persönlich vor Ort wäre.
„Die Kassen-App hat zwar eine komplett andere Softwareoberfläche, aber wir konnten alle direkt damit arbeiten.“
Wie hat Ihr Team den Wechsel zur Kassen-App erlebt?
Das war erstaunlich. Die Kassen-App hat zwar eine komplett andere Softwareoberfläche, aber wir konnten alle direkt damit arbeiten. Und das bei einem Team, das aus Mitarbeitenden verschiedener Altersstufen und mit unterschiedlich ausgeprägter technischer Affinität besteht.
Haben Sie beide Apotheken auf die Kassen-App umgestellt?
Ja, allerdings 10 Tage versetzt. In der Zwischenzeit sind die einzelnen Mitarbeitenden immer mal wieder einen halben Tag hergekommen, um die Kassen-App auszuprobieren. Die Umstellung in der zweiten Apotheke verlief dadurch noch flüssiger.
Die Umstellungsbetreuung der ADG haben wir kaum noch in Anspruch genommen, weil wir uns gegenseitig schneller helfen konnten.
„Diese Funktion ist für mich das absolute Highlight.“
Welche Funktionen haben Sie besonders begeistert – und warum?
Die erste Funktion, die ich toll finde, ist die Suche. In der Kassen-App gibt es nur noch ein Suchfeld. Ganz egal, ob ich ein Arzneimittel, die Wirkstärke oder eine Packungsgröße suche: Ich gebe einfach die ersten Buchstaben ein und schon erhalte ich ein brauchbares Ergebnis. Das geht viel schneller und einfacher als vorher.
Auch bei so typischen Fällen, wenn z. B. eine Kundin ein explizites Kosmetikum sucht und man den Namen nicht eindeutig kennt. Dann fragt die Kassen-App sofort nach, ob man eine Websuche durchführen möchte. Anschließend kann man die PZN aus einem beliebigen Onlineshop mit einem Klick in die Kassen-App übernehmen. Diese Funktion ist für mich das absolute Highlight.
Die zweite Funktion ist die Schnelle Suche nach Alternativen. Ich habe viele Kunden, die nach Präparaten ohne Laktose oder Gelatine fragen. In der Suche kann ich diese Artikel mithilfe von Schnellfiltern sofort ausfindig machen und austauschen. Die Kassen-App fragt auch nach: Soll ich das austauschen? Soll ich das umlegen? Das erleichtert den Prozess, gerade beim eRezept.
Stichwort eRezept. Wie klappt die Bearbeitung in der Kassen-App?
Das zählt eigentlich auch zu meinen Favoriten, weil ich mittlerweile alles in einer Oberfläche erledigen kann. Die TI-App und die TI Protokoll-App benötige ich nicht mehr.
Alle meine mobilen Bestellungen, wir nutzen gesund.de und KIRA, gehen zentral in die Kassen-App ein und man kann umgehend mit der Bearbeitung starten.
Steht ein Kunde vor einem, werden alle seine eRezepte ebenfalls direkt angezeigt. Dabei sieht man sofort, welche eRezepte abgelaufen sind. Die Bearbeitung und auch das Zurückgeben von eRezepten ist gar kein Problem. Das funktioniert super.
Unterstützt die Kassen-App auch bei Nachlieferungen?
In der Kassen-App gibt es die „Sofort-Bestellung“, mit der ich direkt am HV einen Artikel nachbestellen kann. Das geht innerhalb von einer Minute. Ich muss nicht mehr ins Backoffice gehen oder jemandem vom Team Bescheid geben. Die Kunden sind davon oft fasziniert, wenn ich sage: „Ich habe den Artikel gerade für Sie bestellt“.
„Der Kunde fühlt sich dadurch sehr wertgeschätzt, das kann man emotional kaum besser machen.“
Mit der Kassen-App können Sie viele Aufgaben am HV erledigen. Werden Sie von Ihren Kunden dadurch anders wahrgenommen?
Das ist richtig. Egal ob eRezept, Vorbestellung oder Nachbestellung, ich bleibe beim Kunden und kann alle Aufgaben in der Kassen-App erledigen. Der Kunde fühlt sich dadurch sehr wertgeschätzt, das kann man emotional kaum besser machen.
Kundennähe ist ein echter USP gegenüber Versandapotheken. Nutzen Sie den Vorteil der Kundennähe ganz bewusst?
Ja, dieses Persönliche macht den Unterschied. Die Kassen-App ermöglicht uns, diese Empathie und Wertschätzung unseren Kunden gegenüber einfach zu vermitteln. Und die freuen sich tatsächlich darüber. Wenn ich z. B. eine Sofortbestellung mache, erkläre ihnen das immer, sodass sie merken, wie schnell das geht. Da bekommen die Kunden große Augen, wenn sie sehen, dass die kleine Apotheke vor Ort in der Lage ist, so etwas Großes zu stemmen. Das ist schon toll.
„Innerhalb kürzester Zeit kannst du in der Kassen-App 75 % deiner täglichen Routineaufgaben erledigen.“
Wenn Sie einen Verbesserungswunsch frei hätten. Was würden Sie der ADG mit auf den Weg geben?
Es hat mich wirklich geflasht, dass die ADG es geschafft hat, mir eine Software zu präsentieren, mit der man innerhalb von vier Stunden Einarbeitungszeit in der Lage ist, 75 % der Arbeit zu erledigen. Besser kann man es kaum machen. Natürlich kann man hier und da immer etwas optimieren, aber dafür haben wir ja Zeit.
Und auch ein Lob an die Damen und Herren der Umstellungsbetreuung. Alle waren sympathisch und haben sich sehr gut um uns gekümmert. Die haben das wirklich ganz, ganz toll gemacht.
Was würden Sie anderen Apothekeninhabern mitgeben, die über den Wechsel auf die Kassen-App nachdenken?
Interessierten kann ich nur sagen: keine Sorgen machen, keine Angst haben, einfach ausprobieren. Innerhalb kürzester Zeit kannst du in der Kassen-App 75 % deiner täglichen Routineaufgaben erledigen. Man benötigt kein Handbuch, man muss nicht überlegen, es funktioniert einfach. Und für den Rest ist der ADG Berater und die Umstellungsbetreuung da.
Vielen Dank, Herr Polizzotto, für das Gespräch.
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