E‑Rechnung 2025–2027: Der aktuelle Stand im Überblick
Die Einführung der E‑Rechnung im B2B-Bereich markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung des Finanzwesens in Deutschland. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen zu können.
Bereits im Jahr 2026 zeigt sich: Die E‑Rechnung ist mehr als eine reine gesetzliche Vorgabe. Sie bildet die Grundlage für eine weitergehende Digitalisierung steuerlicher Prozesse und wird perspektivisch in ein europaweites System eingebettet sein.
Und während der sichere Empfang von E‑Rechnungen zunehmend etabliert ist, rückt der nächste Schritt näher: der verpflichtende Versand für B2B ab 2027.
Was eine E‑Rechnung wirklich ist – und was nicht
Im hektischen Apothekenalltag wirkt eine Rechnung oft wie „noch ein Dokument“. Genau hier liegt der Unterschied.
Eine echte E‑Rechnung ist kein PDF, das per E-Mail verschickt wird. Sie ist ein strukturierter Datensatz – meist im XML-Format, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD –, den Systeme direkt verarbeiten können.
Das verändert mehr, als es zunächst scheint:
- Daten werden automatisch übernommen
- Buchungen laufen schneller und sauberer
- Abstimmungsaufwand reduziert sich deutlich
Für Sie sichtbar bleibt oft nur die Visualisierung – eine lesbare Darstellung, ähnlich einem PDF.
Entscheidend ist aber, was im Hintergrund passiert: strukturierte, maschinenlesbare Daten statt manueller Arbeitsschritte.
Pflichten seit 2025: Das müssen Apotheken heute sicherstellen
Seit dem 1. Januar 2025 zählt vor allem eines: Funktionsfähigkeit im Hintergrund.
Ihre Apotheke muss in der Lage sein, E‑Rechnungen:
- zu empfangen
- lesbar darzustellen
- systemseitig zu verarbeiten
- rechtskonform zu archivieren
Ein häufiger Irrtum:
Viele vermuten die Verantwortung primär im Warenwirtschaftssystem. Tatsächlich liegt der Schwerpunkt in der Finanzbuchhaltung und den vorgelagerten Prozessen.
Stimmen Sie sich daher eng mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater ab, sodass Ihre Prozesse E-Rechnungs-fähig sind.
Digitale Archivierung
Eine E-Rechnung ist schnell empfangen. Anstatt dicker Ordner im Regal, erfolgt die Archivierung platzsparend digital.
Dabei gelten auch bei E‑Rechnungen klare Vorgaben:
- 10 Jahre Aufbewahrungspflicht
Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. - Unveränderbare Speicherung
Eine E-Rechnung ist revisionssicher aufzubewahren. Achten Sie darauf, dass sie jederzeit unversehrt in ihrer ursprünglichen Form vorliegt und automatisch weiterverarbeitet werden kann. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.
Welche Rechnungen nicht betroffen sind
Trotz der neuen Pflicht bleibt Spielraum im Alltag.
Ausgenommen sind weiterhin:
- Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbeträge)
- Fahrausweise
- Umsätze an:
- Privatpersonen
- Nichtunternehmer
- Geschäftspartner im Ausland
Für Ihre Apotheke heißt das konkret: Der klassische Rechnungsversand an Privatkunden bleibt vorerst unverändert und kann weiterhin digital oder in Papierform erfolgen.
2027 kommt schneller als gedacht: Die Sendepflicht
Während der Empfang inzwischen Standard ist, steht die nächste Umstellung bereits fest:
Ab dem 1. Januar 2027 wird das Senden von E‑Rechnungen verpflichtend. Was heute noch optional ist, wird damit zum neuen Standardprozess.
Die E-Rechnung im ADG System
Für das Senden von E‑Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 wird das Faktura-Programm Ihrer ADG Warenwirtschaft rechtzeitig angepasst.
Die Pilotphase startet im Herbst 2026:
Während der Pilotphase wird das Senden von E-Rechnungen von ersten Apotheken getestet und in der Praxis erprobt. Der Fokus liegt dabei vor allem auf der praktischen Handhabung der Abläufe im Alltag.
Anschließend erfolgt die sukzessive Einführung der E-Rechnung bei allen ADG Kunden bis Ende 2026.
Welche Vorteile bietet die E‑Rechnung?
Die Umstellung auf die E‑Rechnung kann für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringen:
- Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Papier und Porto
- Schnellere Zahlungsabwicklung durch automatisierte Verarbeitung
- Reduzierung manueller Fehler
- Effizientere Zusammenarbeit mit Steuerberater und Finanzbuchhaltung
- Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Darüber hinaus trägt die E‑Rechnung zu einer nachhaltigeren und umweltfreundlicheren Geschäftspraxis bei.
Jetzt sauber aufstellen, später profitieren
Die Einführung der E‑Rechnung hat den Alltag bereits verändert – oft unbemerkt, aber nachhaltig.
Für Sie als Apothekeninhaber kommt es jetzt auf vier Dinge an:
- Empfangsprozesse sicher beherrschen
- Buchhaltung digital sauber aufstellen – z. B. mit Direktanbindung ans ADG System
- Archivierung revisionssicher lösen
- Versandprozesse frühzeitig vorbereiten – Ihr Faktura-Programm der ADG wird rechtzeitig angepasst
Wer diese Schritte heute konsequent angeht, wird 2027 nicht überrascht – sondern arbeitet bereits in einem System, das einfacher, schneller und verlässlicher funktioniert.
Hinweis: Die Inhalte dienen der allgemeinen Information. Für verbindliche steuerliche oder rechtliche Auskünfte zur E‑Rechnung wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.