Effizient mit E-POST

Seit mehr als 35 Jahren steht die Markus-Apotheke in Freigericht ihren Patienten mit Rat und Tat zur Seite. Jochen Schmitt, Apotheker und Inhaber, übernahm die Apotheke vor sieben Jahren von seiner Mutter. Traditionsgemäß setzt er den Schwerpunkt auf Qualität in der Kundenberatung. Im Wandel der Zeit gab es zahlreiche Umbauten und Modernisierungsmaßnahmen. Eine der neueren ist die Nutzung des elektronischen Rechnungsversands per E-POSTBRIEF direkt aus seinem ADG Warenwirtschaftssystem. Durch automatisierte Prozesse spart Jochen Schmitt Zeit und Kosten – und kann sich so auf das Wesentliche, die Beratung seiner Kunden, fokussieren.

Herr Schmitt, Sie waren der erste ADG Kunde, der sich 2013 für den E-POSTBRIEF registriert hat. Was waren die Gründe dafür?

Als mir 2013 am ADG Stand auf der expopharm dieses Projekt vorgestellt wurde, war ich sofort begeistert. Bis dahin hatte ich mir nicht vorstellen können, dass dieser E-POSTBRIEF, der z. B. in Fußballstadien beworben wurde, für irgendjemanden einen Nutzen hat. Aber die Idee, direkt aus dem ADG System heraus meine Rechnungen zu versenden, fand ich genial. Als Landapotheke versorgen wir zwar nur zwei sehr kleine Pflegeheime, haben aber auch einige Stammkunden, die von uns monatlich Rechnungen gestellt bekommen. Insgesamt versenden wir 80-100 Rechnungen jeden Monat.

Wie verlief die Anmeldung bzw. Registrierung für den E-POSTBRIEF?

Die Anmeldung lief von Seiten der ADG völlig reibungslos ab, auf Seiten der Deutschen Post waren wohl noch einige Anfangsschwierigkeiten zu überwinden, die mich zu Beginn einiges an Nerven kosteten. Ich bin allerdings sicher, dass diese mittlerweile überwunden sind.* Nach der Registrierung auf dem E-POST Portal der Deutschen Post und der Übernahme der Anmeldedaten in die ADG Parameter ist schon alles erledigt.

*Anm. d. Red.: Herr Schmitt war der allererste Kunde. Inzwischen läuft die Anmeldung bei der Deutschen Post reibungslos.

Was hat sich seitdem für Sie dadurch geändert?

Heute versenden wir nur noch die Rechnungen per Hand, denen ein Originalrezept beigefügt werden muss. Der allergrößte Teil unserer ambulant oder im Pflegeheim versorgten Kunden bekommt eine Rechnung zugestellt, die wir direkt aus dem Fakturierungscenter des Warenwirtschaftssystems versenden.

Welche Vorteile sind für Sie und Ihr Team in der Apotheke dadurch spürbar geworden?

Am Monatsanfang sind die Arbeitsabläufe deutlich entspannter, da nicht mehr so viel Zeit für die Rechnungsstellung aufgewendet werden muss.

Was gefällt Ihnen insbesondere am E-POSTBRIEF in Verbindung mit dem ADG Warenwirtschaftssystem?

Besonders gefällt mir, dass alles direkt über das ADG System läuft und ich mich (außer am Anfang natürlich) nie in den E-POSTBRIEF Bereich einloggen muss. Ich bekomme beispielsweise direkt im Fakturierungscenter angezeigt, wann die Rechnungen an die einzelnen Kunden verschickt wurden.

Sie sagten, der E-POSTBRIEF erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern sehr viel Zeit und Arbeit. Inwiefern?

Während früher alle Rechnungen bei uns ausgedruckt, gefaltet und in Briefumschläge gepackt wurden, ist dies heute nur noch für einen kleinen Teil der Rechnungen notwendig. Die meisten Rechnungen werden direkt von der Deutschen Post gedruckt und an unsere Kunden versandt. Der Arbeitsaufwand am Monatsanfang hat sich dadurch etwa gedrittelt.

Wofür nutzen Sie die freigewordene Zeit?

In der Apotheke ist immer etwas zu tun und die Entlastung bei der Rechnungsstellung führt ganz allgemein dazu, dass wir gerade am Monatsanfang weniger unter Zeitdruck sind und uns besser auf unsere Kunden konzentrieren können.