„Wir erkennen jetzt, wie einfach vieles funktionieren kann.“

Grundsätzlich ist die Warenwirtschaft das Herzstück im Betrieb einer Apotheke. Für viele Apotheker ist die Umstellung auf ein neues System vergleichbar mit der Operation am offenen Herzen. Apothekerin Andrea Krause wagte diesen Schritt – und ist nach dem Umstieg von Optipharm auf ADG restlos begeistert. Ein Gespräch über liebgewonnene Gewohnheiten, schlaflose Nächte, überraschende Erkenntnisse und ein am Ende rundum begeistertes Apothekenteam.

 

 

Frau Krause, nach 23 Jahren Optipharm haben Sie sich für ein neues System entschieden. Was waren die Gründe?

Wir haben schon seit Monaten mit dem Betriebssystem und der Handhabung unserer alten Kassensysteme gehadert. Das war einfach nicht mehr zeitgemäß. Das System war an seinen Grenzen angelangt. Uns wurden zwar Lösungen angeboten, letztendlich waren das aber nur Zwischenlösungen. Zum Teil arbeiteten wir mit kurzfristig gezogenen Notkabeln. Das hat uns gehindert, kontinuierlich und schnell, einfach unserem Tempo entsprechend zu arbeiten. Da gab es viele Hürden und Hindernisse und irgendwann haben wir einen Schlussstrich gezogen, weil wir den Eindruck hatten, dass wir nicht mehr optimal betreut werden. Das hatte übrigens nichts mit den Turbulenzen zu tun, die man gerade aus dem Markt vernimmt.

Lag die Entscheidung mehr am Service oder an der Technik?

Die Leistung des Systems hat nicht mehr gestimmt. Und sie konnte nicht mehr an unsere Wünsche angepasst werden. Tatsächlich gab es Probleme auf verschiedenen Ebenen: So schön das Optipharm-System in der Vergangenheit war – etwa mit gleich zwei Arbeitsplätzen an einem Computer im Kassenbereich – so kompliziert wurde es in der täglichen Praxis, weil sich Prozeduren überlagert haben. Ein Beispiel: Auf unerklärliche Weise sind Eingaben von einer Kasse auf die andere „übergesprungen“. Oder es sind viele Fenster aufgepoppt, wenn man mehrere Rezepte eines Kunden bearbeitet hat. Diese musste man dann immer wieder wegklicken und sich durcharbeiten. Bei Patienten mit vielen Rezepten hat sich der komplette Prozess sehr langwierig gestaltet. Man konnte nicht mehr einwandfrei arbeiten. Das wollten wir irgendwann so nicht mehr hinnehmen.

Was war der Grund, einen Schlussstrich zu ziehen?

Wir haben den Markt analysiert, erkannt, dass es Lösungen für unsere Wünsche gab und mussten dann leider feststellen, dass uns Optipharm nicht mehr helfen konnte.

Wer hat eigentlich die Entscheidung vorbereitet bzw. getroffen?

Ein jüngerer, Technik affiner Kollege aus unserem Team hat bei ehemaligen Kollegen Erfahrungsberichte eingeholt. Aus einer ursprünglichen Liste waren drei Anbieter übriggeblieben, die Konzepte und Angebote vorgelegt haben. Dann hat die ADG das Los gezogen.

Was war der Grund pro ADG?

Dass das System ausgereift erschien, vor allem im Kassenbereich. Das war unser Hauptaugenmerk: Im Kassenbereich schneller und effizienter arbeiten zu können. Wir sind erst jetzt – quasi im Nachhinein – allerdings auch von den Backoffice-Lösungen sehr überzeugt. Das hatten wir ursprünglich gar nicht auf dem Schirm gehabt. Hier gefallen uns jetzt plötzlich Dinge und Lösungen, von denen wir vorher gar nicht wussten, wie einfach so etwas funktionieren kann. Die automatische Bestellung etwa, super gut.

Eine Umstellung ist ein Schritt. Welche Rolle spielt grundsätzlich der Preis?

Im ersten Moment ist das schon eine Hemmschwelle – das war ja in unserem speziellen Fall eine Investition, die so nicht geplant war. Ursprünglich wollten wir einfach mehr Leistung und einfachere, schnellere Prozesse. Allerdings war dann sehr schnell klar, dass ich auch bei dem alten System neu hätte investieren müssen. Die Hardware war hoffnungslos veraltet und es stand nicht in Aussicht, dass sie mit den neuen Anforderungen zurechtkommt, die auf uns zukommen: 3D-Scanner zum Beispiel! Ich hatte jedoch keine Lust, sehr viel Geld in veraltete Technik zu investieren – dann lieber den kompletten Cut. Wir haben dann gleich Nägel mit Köpfen gemacht: Die Anschaffung der neuen Kassen hat uns dann zum Umbau inspiriert. Das ließ sich mit der alten Einrichtung nicht mehr vereinbaren.

Fällt so eine Entscheidung nicht schwer?

Sicherlich. Wir haben uns ja 23 Jahre quasi mit dem Optipharm-System weiterentwickelt und es kamen lange Zeit immer Neuerungen. Und man gewöhnt sich an die Abläufe. Und offen gesagt war es im ersten Moment schon eine Umstellung, sich im neuen System zurechtzufinden. Aber dann stellt man fest, dass die Abläufe besser sind und vor allem viel einfacher zu bedienen – alles gut also.

Was hatte denn für Ihre bisherige Lösung gesprochen?

Vor 23 Jahren war die Lösung einfach überzeugend. Optipharm war damals der einzige Anbieter, der auf geringem Raum eine große Anzahl von Arbeitsplätzen im Kassenbereich ermöglicht hat.

Gilt das heute nicht genauso?

Selbstverständlich. Es geht aber nicht nur um den Platzbedarf der Kasse, sondern genauso um den Gesamteindruck: Die ADGRAYCE T ist eine sehr kompakte Kasse – und sie braucht auch kaum Kabel. Das ist auch ein Gesichtspunkt: Früher hatte man einen wahnsinnigen Kabelsalat. Wir hatten am Arbeitsplatz zwar nur einen Bildschirm, aber zwei Tastaturen, zwei Scanner. Und hinter oder unter dem HV-Tisch lagen jede Menge Kabel und staubten ein. Das ist jetzt nicht mehr der Fall, weil es nur noch zwei Kabel gibt.

Bieten neue Systeme grundsätzlich „praktischere“ Lösungen: Mit dem Smartphone ist die Bedienung auch nicht vergleichbar mit der der alten Handys?

Andere und einfachere, ja. Weil die Menüs und die Bedienung im Kassenbereich sehr viel moderner sind bzw. ist. Zum Beispiel hat man bei der ADGRAYCE T die Auswahl zwischen Touch- und Mausbedienung. Das hat das ganze Team überzeugt, weil der eine in der Situation mit der Maus besser zurechtkommt und der andere mit dem Touch. Ein weiterer Grund ist, dass die Kassen so schön kompakt sind.

Ist die Bedienung einfacher geworden?

Auf jeden Fall! Das beginnt bereits damit, dass ich mir nicht mehr hundert Shortcuts merken muss. Auf dem Display erscheint ein Menü mit Bildern, das mir zeigt, was ich tun muss. Das ist viel einfacher und viel intuitiver!

Haben Sie und Ihr Team sich schon auf das neue System eingestellt?

Ja klar. Es haben sich alle sehr darauf gefreut. Alle haben sich etwas Neues gewünscht. Und – ganz wichtig: Wir haben sehr bewusst gemeinsam ein neues System ausgesucht und ausgewählt. Wir hatten auch andere Anbieter kontaktiert und uns ihre Systeme vorführen lassen. Wir haben uns also sehr bewusst – nach einem intensiven Screening – für die ADG entschieden.

Was war die größte Umstellung?

Die Rezeptkontrolle – man braucht zwei Programmteile dafür: Zur Nachbearbeitung das Verkaufs-Center und eben das Rezeptkontroll-Fenster. Es ist zwar gut, dass das gleich verknüpft ist mit der Rezeptabrechnung, weil man dort gleich das Feedback bekommt. Das war vorher nicht so.

Welche Lösung hat Sie am meisten begeistert?

Die Kasse mit der Aufteilung: Dass ich mir alles so einrichten kann wie ich es gerne hätte. Außerdem finde ich es gut, dass die Bediener so klar getrennt sind. Und ich bin total begeistert davon, dass meine Nachlieferungs-Artikel automatisch sofort zwischen Lager- und Kundenartikeln sortiert in die Bestellung gehen. Man muss nicht zusätzlich kontrollieren, ob alles erfasst wurde und man muss auch nichts mehr nacherfassen. Das ist eine deutliche Erleichterung im täglichen Betrieb.

Was waren Ihre größten Sorgen beim Wechsel?

Hauptsächlich, dass der steuerrelevante Teil der Daten erhalten und zugänglich bleibt – und uns nicht bei einer späteren Prüfung unliebsame Überraschungen erwarten. Das wurde allerdings perfekt gelöst, bis heute haben wir keinen Datenverlust feststellen können.

Haben Sie die Umstellungsbetreuung der ADG genutzt?

Ja, von Anfang an und diese war vollumfänglich hilfreich! Die ersten 14 Tage waren zwei Mitarbeiter vor Ort in der Apotheke anwesend und haben uns unterstützt. Später konnten wir online und telefonisch sofort immer jemanden erreichen. Das war perfekt, da war immer jemand da!

Wie lief die Umstellung?

Erstaunlich reibungslos! Ich habe zwar vor der Umstellung nicht gut geschlafen. Auch, weil das einfach emotional ein großer Schritt ist: Man steht vor einem Hardwareberg, der entsorgt werden soll und denkt sich: Das hast Du vor Jahren mit teuer Geld bezahlt! Trotzdem muss man einen Schritt machen und wieder Geld in die Hand nehmen.

Wie lang hat der Wechsel am Ende gedauert, mussten Sie Schließtage einlegen?

Gar nicht! Das geschah alles im laufenden Betrieb. Selbst mit dem Umbau – während dieser Phase haben wir durch das neue System gar keine Probleme gehabt.

Konnten die alten Daten reibungslos übernommen werden?

Das lief alles im Hintergrund, da musste ich nichts selber machen. Das ist innerhalb weniger Stunden am Samstagnachmittag passiert. Das lief problemlos. Das zeigte sich an den Kundenkarteien und den Lagerwerten, den Inventurwerten und -beständen. Die waren bis auf ganz wenige Ausnahmen 1:1 übernommen.

Wie finden Sie die ADGRAYCE T jetzt im Unterschied zu den vorigen Kassen?

Wunderschön! Und praktisch – gerade die Bauweise aus Einzelbausteinen. Man merkt außerdem, dass bei dem ganzen System sehr viel praktische Erfahrung dahinter steckt! Sie können zum Beispiel den Staubsauber in den Lüfter hängen – wir haben ja während des Umbaus sehr viel Schmutz hier gehabt!

Die Kasse ist extrem kompakt, aber trotzdem kann man jedes Feature einzeln nutzen. Ebenfalls gefällt mir die Durchdachtheit bei Verbrauchsmaterialien: Wenn man die Bonrolle oder die Patrone wechselt, funktioniert dies sehr einfach. Das ist grundsätzlich ein Vorteil bei der Bedienung: Wenn man irgendwo eine Klappe aufmacht erscheint sofort im Display eine detaillierte, problemspezifische bebilderte Erklärung. Da kann ich gar nichts falsch machen. Das gibt Sicherheit.

Was ist Ihr Highlight beim neuen System?

Das Bestellsystem. Davon sind wir alle positiv überrascht. Es kommt nichts Falsches mehr. Ich erfahre nicht erst wenn die Bestellung durch ist und die Rückmeldung des Großhändlers kommt, was lieferbar ist. Stattdessen sehe ich vorher, was verfügbar ist, kann managen und bin nicht überrascht, wenn die Lieferung kommt und ich nur denke: „Verda.., da ist was Falsches gekommen!“ oder „Den Reimport wollte ich nicht als Ersatz haben?!“

Ein weiterer, wichtiger Aspekt: Man muss nicht mehr so viel wegen der Lieferbarkeit mit den Großhändlern telefonieren. Das nimmt mir eine Menge Arbeit ab. Wenn früher ein Patient mit einem wichtigen Rezept vor mir stand, musste man abfragen, ob das auf Lager ist. Jetzt sieht man das sofort an der Kasse. Und wenn es ganz dringend ist, weiß ich, dass ich es vorne direkt durchwinken kann und es landet sofort beim Großhändler und genau der Artikel kommt dann auch. Dadurch haben wir sehr wenige Retouren, sehr wenig Nacharbeit und sehr wenig Telefonie, wenn es um Ware geht.

Anderes Beispiel: Die Hilfsmittelfrage ist sehr gut gelöst: Wenn ein Kostenvoranschlag nötig ist, kann ich ihn direkt mit dem Rezept ausdrucken – ohne Nacharbeit. Man muss nicht das Rezept auf die Seite legen, eine Erläuterung schreiben und dann alles zusammen an die Clearing-Stelle oder die Krankenkasse schicken. Außerdem sind die vertraglichen Voraussetzungen alle über AvP gespeichert, man ist immer aktuell und weiß immer, welchem Vertrag man beigetreten ist. Hilfsmittelverträge sind da noch viel schlimmer als Rabattverträge – noch komplizierter!

Hat Sie schon ein Kunde auf die neuen Kassen angesprochen?

Ja, die finden die schick. Zumal man schnell den Bildschirm umdrehen und das Rezept zeigen kann, wenn Fragen bestehen. Das ist auch ein Vorteil im Beratungsgespräch: Wenn man einen Artikel sucht oder schnell das Internet aufmacht, muss man nicht den Kunden stehen lassen. Mit der ADGRAYCE T geht man einfach online und zeigt dem Kunden Informationen am Display.

Wie handhaben Sie die Rezepte?

Wir bedrucken die Rezepte direkt am Point of Sale. Wir wollten das erst nicht machen, weil wir wegen der Nachkontrolle Bedenken hatten. Mittlerweile haben wir aber festgestellt, dass es ganz gut ist, wenn sie schon bedruckt sind. Und wir haben viel weniger Nacharbeit weil wir online mit den Großhändlern verbunden sind und die Verfügbarkeit der Artikel sehen können, die nachgeliefert werden müssen.
Vorher hatten wir das nicht so: Da war das immer getrennt. Wir haben das Rezept im Verkauf bearbeitet und dann erst bei der Bestellung festgestellt, dass Artikel nicht lieferbar sind. Das musste man dann nacharbeiten. Das entfällt jetzt einfach, weil wir uns gleich am HV-Tisch entscheiden können, ob andere Artikel eingescannt werden müssen. Dadurch entfällt eine Menge Nacharbeit.

Zunächst wollten Sie nur eine kleine Lösung – nun haben Sie doch gleich vier ADGRAYCE T und zwei ADGRAYCE B. Warum?

Wir haben einen hohen Anteil Handverkauf – dazu benötigen wir schlicht vier Kassen. Ursprünglich wollten wir eine komplette Kassenlösung ins Backoffice stellen und nur eine ADGRAYCE B betreiben. Unser Kundenstrom braucht jedoch vier Kassen.

Werden Sie weitere ADG Produkte nutzen?

Alles zu seiner Zeit. Das System ist noch nicht ausgereizt.

Wie empfinden Sie die Vorschläge Ihres Beraters: Denkt man da: Verkäufermasche oder ehrliche Hilfe?

Das halte ich für eine Win-Win-Situation und auch eine Inspiration: Wenn es etwas Neues gibt, will ich das schon erfahren. Aber ob ich das nutzen werde? Ich bin erwachsen genug um selbst zu entscheiden.

Würden Sie die ADG empfehlen?

Aus meiner Sicht: Ja, auf jeden Fall! Meine Bauchschmerzen, die ich grundsätzlich wegen der ohnehin nötigen Umstellung generell hatte, sind völlig verflogen. Ich bin nach drei Monaten vollständig überzeugt.