KassenSichV / Kassen-Nachschau

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist eine Verordnung des Bundesministeriums für Finanzen (BMF), welche die technischen Anforderungen an elektronische Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme im Geschäftsverkehr definiert.

Die KassenSichV wurde am 22. Dezember 2016 durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (KassenG) eingeführt und trat am 26. September 2017 in Kraft. Sie schreibt seit dem 1. Januar 2020 die Ausstattung aller elektronischen Kassensysteme mit einer zusätzlichen technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor.

Eine „Nichtbeanstandungsfrist“ gab vorerst bis zum 30. September 2020 Zeit für Ausrüstung mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung. 

Nachtrag am 12.08.2020: 

Es gibt unterschiedliche Szenerien zur Verlängerung der Nichtbeanstandungsfrist - Bitte erkundigen Sie sich bei den örtlichen IHK, Verband, Finanzamt bzw. Steuerberater. Voraussetzung für eine Verlängerung der Nichtbeanstandungsfrist ist außerdem der Nachweis, dass Sie uns, als Ihren Kassenanbieter, bis spätestens zum 30. September 2020 (Niedersachsen 31.08.2020) für den fristgerechten Einbau der TSE beauftragt haben.

Zudem sind der genaue Inhalt und die Form der verpflichtenden Kassenmeldung an die Finanzämter noch nicht endgültig durch die Finanzverwaltung festgelegt. Wir werden Sie entsprechend informieren

Achtung! Die ebenfalls in der Kassensicherungsverordnung verankerte Belegausgabepflicht (die sogenannte Bonpflicht) gilt bereits seit dem 1. Januar 2020.

Nachtrag am 25.02.2021:

Am 31.03.2021 läuft nun die Fristverlängerung der Nichtbeanstandungsfrist beim Fehlen einer TSE (technischen Sicherheitseinrichtung) oder Export-Schnittstelle nach DSFinV-K in den meisten Bundesländern aus. Betriebsprüfer haben ab dem 01.04.2021 die Möglichkeit, einen fehlerhaften Export aus einem Kassensystem zu sanktionieren. Dies kann Konsequenzen für den Kassenbetreiber haben.

Von der Kassensicherungsverordnung sind alle Apotheken betroffen. Genauer gesagt: alle Anbieter und Betreiber von elektronischen Aufzeichnungssystemen im Sinne des § 146a Abs. 1 S. 1 der Abgabenordnung (AO). Konkret sind dies elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.

Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Kasse(n) mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind. Sofern Sie das ADG KSV-Paket bei Ihrer zuständigen ADG Geschäftsstelle noch nicht beauftragt haben, bitten wir Sie, dies schnellstmöglich nachzuholen, damit wir Ihre Apotheke mit zertifizierten TSE-Modulen ausstatten, sodass die über Ihre Kasse(n) vorgenommenen Geschäftsvorfälle und anderen Vorgänge den neuen Standards der KassenSichV entsprechend abgesichert werden. Um trotz zeitkritischer Bedingungen eine frühestmögliche Installation der Komponenten ermöglichen zu können, erfolgt diese nach Planung der ADG von Montag bis Freitag zwischen 8.00 und 17.00 Uhr anhand definierter Abläufe. Sie wird durch unsere Mitarbeiter entweder vor Ort oder, nach Auslieferung der Hardware an Ihre Apotheke, mittels Fernwartung vorgenommen.

Die von der ADG angebotene und eingesetzte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) stammt von der Firma Swissbit.
Der Nachweis der entsprechenden Zertifizierung beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist unter folgendem Link zu ersehen:

www.bsi.bund.de/SharedDocs/Zertifikate_TR/Technische_Sicherheitseinrichtungen/BSI-K-TR-0362-2019.html

Die TSE-Box ist ein reiner USB-Hub und unterliegt nicht der Zertifizierungspflicht.

Bei einem Remote-Zugang mit eigenem Rechner per VPN (Heimarbeitsplatz) wird bei der Nutzung des VerkaufsCenters dieser auch als eigenständige Kasse registriert und ist demnächst auch entsprechend gegenüber den Finanzbehörden zu melden. Das Meldeverfahren ist aktuell noch ausgesetzt.

Das BMF definiert Geschäftsvorfälle als „alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern“. Als Beispiele nennt es unter anderem Ein- und Ausgangs-Umsätze, nachträgliche Stornierungen eines Umsatzes, Trinkgeld, Gutschein, Privatentnahme und Wechselgeld-Einlage.

Andere Vorgänge sind Aufzeichnungsprozesse, die nicht durch einen Geschäftsvorfall, sondern durch andere Ereignisse im Rahmen der Nutzung des elektronischen Aufzeichnungssystems ausgelöst werden. Dies können z. B. Trainingsbuchungen, Preisauskünfte, erstellte Angebote oder Sofort-Stornierungen sein.

Im Rahmen der KassenSichV gilt seit dem 1. Januar 2020 eine verpflichtende Belegausgabe, auch wenn bestimmte Pflichtangaben zur TSE usw. noch fehlen. Eine Verpflichtung zur Mitnahme besteht für den Kunden jedoch nicht. Die Regelung dient lediglich zur Dokumentation von getätigten Verkäufen, da die Belege die durch die TSE erzeugten fortlaufenden Transaktionsnummern enthalten. Die Bonpflicht gilt bspw. auch für Kassenbons mit 0,00 Euro-Beträgen bei zuzahlungsbefreiten Kassenpatienten.

Der Kassenbon wird nach der Installation der TSE um zusätzliche technische Informationen erweitert. Dies bedeutet, dass der Kassenbon durch die zusätzlichen Druckzeilen länger wird.

• Durch den Einsatz der TSE müssen einige weitere konkrete Informationen in lesbarer Form auf den Kassenbon aufgedruckt werden (Transaktionsnummer, Signaturzähler, Start und Stopp der Transaktion, Seriennummer, Signatur).
• Der Aufdruck des zusätzlichen QR-Codes ist grundsätzlich optional. Der QR-Code dient vielmehr der komfortablen Überprüfung eines konkreten Vorgangs im Zusammenhang einer möglichen Kassen-Nachschau (Testkauf). Die Aktivierung des QR-Code Drucks erfolgt über einen Kassenparameter und kann vom Anwender selbst festgelegt werden.

Weil in der „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K) festgelegt ist, dass auf dem Bon die Weltzeit anzugeben ist.

Grundsätzlich ist die Weltzeit auf den Längengrad von Greenwich bezogen und Deutschland weicht eine Stunde davon ab. Zusätzlich ist die Sommerzeit zu berücksichtigen und führt in den Sommermonaten zu zwei Stunden Abweichungen, ansonsten zu einer Stunde Abweichung. 

Grundsätzlich besteht gem. § 146a Abs. 4 AO eine Kassenmeldepflicht, welche bereits vorhandene sowie neu angeschaffte Kassensysteme betrifft. Innerhalb von vier Wochen nach den vorgenommenen Umstellungen muss dem Finanzamt gemeldet werden, welches Kassensystem genutzt wird und wie viele Kassen in Betrieb sind. Die Pflicht zur Übermittlung unterscheidet jedoch nicht zwischen Kauf und anderen Arten der Beschaffung, wie Miete oder Leasing.

Am 6. November 2019 gab das Bundesfinanzministerium jedoch bekannt, dass bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit von der Kassenmeldung abzusehen ist. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben.

Die TSE ist die technische Sicherheitseinrichtung, die die KassenSichV für Ihre Kasse vorschreibt. Die Sicherheitseinrichtung speichert die Geschäftsvorfälle der Kasse manipulationssicher und versieht jede Buchung mit einer Transaktionsnummer (elektronische Signatur). Bei der Erzeugung dieser Transaktionsnummer wird fortlaufend die Signatur des vorherigen Beleges herangezogen. Manipulationen können somit durch Unterbrechungen in der Kette der gespeicherten Signaturen festgestellt werden.

Eine TSE setzt sich zusammen aus:

• einem Sicherheitsmodul, welches die Geschäftsvorgänge manipulationssicher protokolliert und für jeden Kassenvorgang eine fortlaufendeTransaktionsnummer vergibt
• einem Speichermedium, welches die Aufzeichnungen speichert
• einer digitalen Schnittstelle, durch die die TSE in die Kasse integriert wird. Sie gewährleistet einen sicheren und manipulationsfreien Datentransfer der gespeicherten Transaktionsdaten zu Prüfzwecken.

Für ADG Kunden ist die TSE-Lösung in Form des ADG KSV-Paketes erhältlich und besteht aus folgenden Komponenten:

• einer TSE-Box (zur zentralen Aufnahme der TSE-Module)
• zwei zertifierten TSE-Modulen (Sicherheitsmodule zur Protokollierung der Kassenvorgänge)
• einem TSE-Manager (Softwarekomponente zur Verwaltung der verfügbaren TSE-Module, zur Speicherung der Daten in einer Datenbank und zur Bereitstellung aller notwendigen Informationen inklusive Datenexport für eine Betriebsprüfung im DSFinV-K-Format)
• Einweisung der Mitarbeiter vor Ort in der Apotheke oder online per Ferneinweisung

Die ADG stellt damit eine zentrale Netzwerkkomponente zur Verfügung, mit der alle im Netzwerk der Apotheke integrierten Kassen kommunizieren können. Der TSE-Manager übernimmt dabei unter anderem die Verwaltung und Zuordnung der vorhandenen TSE-Module zu den jeweiligen Verkaufsvorgängen an den Kassen.

TSE-Lösungen anderer Anbieter können nicht an das ADG System angebunden werden.

Nein, die Daten werden nicht automatisch an das Finanzamt übermittelt. Die Daten müssen im Falle einer Betriebsprüfung lediglich dem prüfenden Finanzamt durch die Apotheke zur Verfügung gestellt werden.

Um einen kompletten Ausfall der TSE in Ihrer Apotheke möglichst zu vermeiden, sind im ADG KSV-Paket zwei TSE-Module enthalten, die von mehreren Kassen gleichzeitig verwendet werden können. Fällt eines der beiden TSE-Module aus, weist der TSE-Manager der jeweiligen Kasse automatisch ein funktionierendes TSE-Modul zu. Fallen sämtliche TSE-Module bzw. die TSE-Box aus, wird dieser Umstand gemäß der KassenSichV im System dokumentiert und mit einer eindeutigen Kennzeichnung auf dem Kassenbon ausgewiesen.

In beiden Szenarien, erfolgt keine Beanstandung durch die Finanzverwaltung, sofern das ADG-Kassensystem weiterhin genutzt wird.  Bitte unterrichten Sie ADG in jeden Fall unverzüglich über das jeweilige Problem, um die Ausfallursache zu beheben.

Eine gesonderte schriftliche Bestätigung des TSE-Ausfalls seitens ADG ist daher nicht erforderlich!

Bitte beachten Sie:
Ein Ausfall der TSE befreit Sie nicht von der Belegausgabepflicht. Diese entfällt daher nur bei einem vollumfänglichen Ausfall des Kassensystems.

TSE-Module, die ersetzt werden, müssen, für eine mögliche Überprüfung im Zusammenhang mit einer Kassen-Nachschau, durch den Apothekenleiter weiterhin sicher aufbewahrt werden. Ein konkreter Zeitraum steht zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht fest. Man sollte von einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ausgehen.

Bisher erweiterten und konkretisierten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), ehemals GDPdU und GoBS, die AO sowie das Umsatzsteuergesetz (UStG) hinsichtlich der Regelungen zum Umgang mit Bilanzen, Belegen und Rechnungen und der Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei einer digitalen Betriebsprüfung. Dies beinhaltete auch die Regelung der Unveränderbarkeit von Transaktionen.

Die GoBD sind jedoch lediglich eine Verwaltungsvorschrift des BMFs. Sie besitzen keine gesetzliche Wirkung und schaffen keine klar definierten Standards.

Dies wird sich nun mit der KassenSichV ändern. Sie legt gesetzlich fest, wie das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen umgesetzt werden muss.

Damit wird die Durchführung einer Kassen-Nachschau für das Finanzamt immer einfacher. Für den einheitlichen Export der Datensätze aus der TSE wurde die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) als vorgeschriebener Standard definiert. Alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, sind verpflichtet, dieselbe Schnittstelle zu verwenden. Der GoBD Export genügt ab dem 30. September 2020 nicht mehr.

Die Kassen-Nachschau durch die Finanzverwaltung ist Bestandteil des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen digitaler Grundaufzeichnungen. Das Gesetz ändert die einschlägigen Paragrafen der Abgabenordnung (im Folgenden AO).

Im §146b AO heißt es unter anderem dazu:

Absatz 1
Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Öffnungszeiten die Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.

Absatz 2
Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem mit der Kassen-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte zu erteilen, soweit dies zur Feststellung der Erheblichkeit nach Absatz 1 geboten ist.

Liegen die in Satz 1 genannten Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer Form vor, ist der Amtsträger berechtigt, diese einzusehen, die Übermittlung von Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle zu verlangen oder zu verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Absatz 3
Wenn die bei der Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden, auf die schriftlich hingewiesen wird.

Die Kassen-Nachschau ist seit dem 1. Januar 2018 zulässig.

Ansprechpartner ist nur der Inhaber der Apotheke. Die AO spricht vom (betroffenen) Steuerpflichtigen bzw. Inhaber. Damit scheiden Mitarbeiter der Apotheke als Ansprechpartner für die konkrete Durchführung der Kassen-Nachschau aus.

Ist der Inhaber der Apotheke nicht anwesend, hat der Kassen-Nachschauer das anwesende Personal aufzufordern, ihn herbeizubitten. Ist dem Inhaber wegen der großen Entfernung oder wegen eines anderweitigen Termins nicht zumutbar, in die Apotheke zu kommen, ist die Kassen-Nachschau abzubrechen.

Dies sollte jedoch nur in berechtigten Ausnahmefällen erfolgen, da der eine oder andere Kassen-Nachschauer geneigt sein wird, direkt eine reguläre Betriebsprüfung zu veranlassen.

Nur der Inhaber, nicht der Filialleiter. Der Filialleiter ist weder betroffener Steuerpflichtiger noch Inhaber, regelmäßig nicht einmal für die wirtschaftliche und kaufmännische Leitung der Filiale zuständig, ja nicht einmal leitender Angestellter, sondern hat nur pharmazeutisch die „persönliche Leitung“. Würde man den Filialleiter bei der Kassen-Nachschau als Auskunfts- und Vorlagepflichtigen adressieren, wäre der Inhaber gezwungen, dem Filialleiter Zugang zu seinen existentiellen, wirtschaftlichen Daten zu gewähren. Das dürfte nicht zumutbar sein. Das Personal sollte also den Inhaber informieren. Kommt der Inhaber direkt zeitnah in die Apotheke, wird der Prüfer auf ihn warten, andernfalls die Prüfung abbrechen müssen, sofern der Inhaber den Filialleiter nicht (am besten vorab) ausnahmsweise legitimiert, dem Kassen-Nachschauer die angeforderten Informationen zu geben.

Nein, man hat keinen Anspruch auf eine Vertagung der Kassen-Nachschau, außer der Inhaber der Apotheke ist nicht verfügbar (siehe "Wer ist bei der Kassen-Nachschau einer Filiale zuständig?").

Nach dem Gesetzeswortlaut führt die Kassen-Nachschau ein „Amtsträger“ durch. Dazu gehören insbesondere Verwaltungsangestellte im Finanzamt, nicht zwingend Beamte, auch nicht zwingend Außenprüfer. Hilfskräfte bei öffentlichen Aufgaben (zum Beispiel Registratur- und Schreibkräfte) kommen danach als Kassen-Nachschauer aber nicht in Betracht.

Nein, der Kassen-Nachschauer darf auch einen Testkauf durchführen und sich zunächst verdeckt vergewissern, ob der Inhaber der Apotheke anwesend ist.

Ja, er muss einen Dienstausweis und ein Schriftstück des Finanzamtes vorlegen, das ihn zur Kassen-Nachschau im konkreten Fall legitimiert.

Zur geschäftsüblichen Zeit. In der Praxis sind dies die Öffnungszeiten der Apotheke. Wird aufgrund von Notdienst oder anderen Gründen in der geschlossenen Apotheke gearbeitet, ermächtigt dies nicht zur Kassen-Nachschau.

Nein, der Inhaber der Apotheke darf seinen Steuerberater oder Anwalt hinzuziehen. Der Kassen-Nachschauer muss jedoch nicht warten, bis dieser vor Ort ist.

Ja, das Recht bezieht sich allerdings ausschließlich auf Geräte und Typenschilder, nicht auf Personen. Dies ergibt sich entsprechend aus der Rechtslage bei der Umsatzsteuer-Nachschau.

Ja, aber nur für den Bereich, auf den sich die Kassen-Nachschau bezieht.

Der Kassen-Nachschauer darf überprüfen,

• ob das Kassenbuch in der Apotheke korrekt geführt wird,
• ob sämtliche Zahlungsvorgänge über das Kassensystem erfasst werden,
• ob die Organisationsunterlagen vorliegen,
• ob die Kasse kassensturzfähig ist.

Seit 2020 darf der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems geprüft werden. Die Überprüfung der generellen Einhaltung der GoBD ist nur Gegenstand einer Betriebsprüfung und nicht der Kassen-Nachschau.

Das Kassenbuch wird in Ihrem ADG Warenwirtschaftssystem als Tagesabschluss, über alle Kassen mit allen Geschäftsvorgängen, geführt.

Die Korrektheit wird anhand folgender Kriterien vom Kassen-Nachschauer geprüft:

• Zeitnahe Erfassung aller Geschäftsvorgänge und Geldbewegungen,
• Tägliches Zählen der Kassen und Protokollierung von Kassendifferenzen,
• Durchführung eines Tagesabschlusses täglich nach Geschäftsende

Der laufende Geschäftsbetrieb ist kurz zu unterbrechen, zum Bar-Bestand vom Geschäftsschluss des Vortages werden die Bareinnahmen und -ausgaben des laufenden Tages addiert und mit dem Kassen-Ist-Bestand verglichen. Es darf sich bei ordnungsgemäßer Kassenführung nur eine geringe Differenz ergeben aus typischen Kassendifferenzen, die insbesondere durch Wechselgeldtransaktionen entstehen.

Nein, ein Zählprotokoll ist grundsätzlich nicht geschuldet. Nach Aussage renommierter Steuerprüfer ist das Zählprotokoll auf jeden Fall empfehlenswert, da es bei Kassen-Nachschau und Steuerprüfung die Nachvollziehbarkeit erhöht und somit eine Indizwirkung besitzt.

Es sind folgende Unterlagen bei einer Kassen-Nachschau vorzulegen:

Technische Systemdokumentation
- mit Beschreibung der Warenwirtschafts-Soft- und Hardware
- Funktionsweise des Programms
- Datenbankstrukturen und -felder

Betriebsdokumentation
- Datensicherungskonzept
- Protokollierung der Parameter
- Schnittstellen

Anwenderdokumentation
- Bedienerhandbuch
- Programmänderungen

Sowohl die Verfahrensdokumentation als auch das Bedienerhandbuch samt Änderungsmitteilungen zu den
jeweiligen Softwareversionen finden Sie in Ihrem ADG Warenwirtschaftssystem.

S3000
Zum Herunterladen der Dokumente öffnen Sie die S3000 Hilfe Online in Ihrem Warenwirtschaftssystem
über den Button „ADG“ > „ADG – Module“ > „S3000 Hilfe Online“.
Direkt auf der Startseite finden Sie den weiterführenden Link zur Kassen-Nachschau.

A3000
In A3000 finden Sie die Informationen zur Kassen-Nachschau über den Button „Hilfe“ > „Kassenprogramm
(Frontoffice)“. Auf der Startseite finden Sie den weiterführenden Link zur Kassen-Nachschau.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Zu unserer Softwarelösung ADG IKS finden Sie Informationen auf unserer Website.

Die Definition befindet sich in §4 der KassenSichV vom 26. September 2017:

Die digitale Schnittstelle ist ein Baustein der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung und beinhaltet die Datensatzbeschreibung für den standardisierten Datenexport an die Finanzbehörde. Sie stellt eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der nach §146a Absatz 1 AO aufzuzeichnenden Daten in Datenschema und Datenfelderbeschreibung für die Protokollierung und Speicherung sicher.

Die technische Sicherheitseinrichtung wird von ADG fristgerecht und vollumfänglich in Ihr ADG Warenwirtschafts- und Kassensystem integriert. Weitere Informationen erhalten Sie zu gegebener Zeit.

Nein, der Kassen-Nachschauer darf keinen USB-Stick anschließen und Daten abziehen. Bis die digitale Schnittstelle verpflichtend wird, hat der Kassen-Nachschauer nur einen Anspruch darauf, dass ihm die von ihm angeforderten Daten und Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Sollte dies der Fall sein, so wenden Sie sich bitte an die ADG Hotline 0911 377-391-222.

Nach der AO schuldet grundsätzlich der Apotheker auf seine Kosten die Zurverfügungstellung. Es ist aber davon auszugehen, dass Betriebsprüfer USB-Sticks mitbringen, um nicht in die Lage zu kommen, mangels Speichermedium, Daten nicht mitnehmen zu können.

Nein, es ist davon auszugehen, dass nur die für eine Kassen-Nachschau relevanten Daten von Geschäftsvorgängen zu übergeben sind.